檔號及保存年限設定與輸入說明

功能目的

使用者可建立自己的常用檔號與保存年限資料，建立完畢可於檔號及保存年限對話盒內點選輸入。

功能說明及介紹

檔號及保存年限設定 常用分類案號輸入說明

檔號及保存年限設定：

建立自己的常用檔號與保存年限資料內容，包含新增、刪除、匯出及匯入，操作方式如下：

新增：直接於方框內<圖1>輸入所需的年度、分類號、案次號與保存年限資料，中間以/做為輸入區隔，例如"95/1234/56/3"。一行一筆資料，按[Enter]鍵分隔。

<圖1>

刪除：利用[Delete]鍵刪除資料即可。

匯出：匯出已建立之檔號及保存年限檔案，操作步驟如下：

選取「匯出」，出現「匯出成功」訊息，系統即自動產生檔案於"C:\eic\external\export\txt"目錄下，檔案名稱為"檔案及保存年限設定檔.txt"。

匯入：匯入檔號及保存年限資料檔案，操作步驟如下：

1.以excel製作匯入檔案，將欲匯入的資料分別在[年度]、[分類號]、[案次號]及[保存年限]處輸入內容<圖2>。

<圖2>

2.將檔案另存成文字檔(以Tab字元分隔)，如"sample.txt"。

<圖3>

3.選取「匯入」，系統出現開啟檔案對話盒，開啟上一步驟所儲存的文字檔"sample.txt"。

4.按[確定]後，匯入成功出現「匯入完成」訊息。

常用分類案號輸入說明：

於"檔號及保存年限"輸入資料時可點選右下角「常用分類案號」<圖4>開啟檔號及保存年限詞庫<圖5>使用，以點選方式輸入分類案號。

<圖4>

<圖5>

註：若要建立該詞庫內容請至工具\編輯[檔號及保存年限]設定。