工具列簡介

有三角形箭頭的圖示表示有submenu。

開啟新檔
點選開啟新檔，顯示兩項選項：開啟範本及一文多稿。
開啟範本即開啟樣式檔，可選擇各式公文樣式檔，如函、書函、簽、令、開會通知單等。
範本檔可分目錄，不同類別的樣式可置入不同的範本檔目錄中，如「共用公文範本」為機關共用的標準格式，「個人公文範本」為個人用的標準格式，如一些定型稿。

一文多稿
一個檔案中含有多份文稿，可用於同一份公文需發上行文、平行文及下行文之需求。此份檔案在存檔或傳遞時會一併將檔案中的多份文稿及其各別的附件傳遞給接收者。

一文多稿在開啟第二份文稿時，會複製一份第一份文稿的內容，不要忘記在文稿一的文號的支號加上1、文稿二的文號的支號加上2，以此類推。

格式轉換

可將目前編輯的公文格式轉換為其他格式，如函→書函，簽→函...等，可以覆蓋原檔、附加於原檔之後或是另開新視窗方式進行轉檔。

開啟舊檔
點選「開啟舊檔」圖示，將滑鼠游標移至欲開啟的檔案，再按[確定開啟]按鈕，檔案會開啟於編輯畫面中。
對話盒內容包括「檔案名稱」、「主旨摘要」、「存檔時間」、「附件數」及「可電子文 」 。
可電子文：通訊簿對應的受文者可電子發文數，括號內為總受文者數，以5(8)為例：5是可電子文數，8為總受文者數。

存檔
將開啟螢幕的檔案儲存於個人電腦或伺服主機或磁片或個人範本，建議存於個人電腦上，以免造成主機負核。如檔案為未命名，則會出現詢問對話盒，將交換類別選好並輸入目錄檔名存檔。
如已有檔名則直接儲存更新現有檔案內容。

版本
可隨時將目前公文儲存成1個版本，紀錄當時公文內容。

另存新檔
將開啟螢幕的檔案儲存於個人電腦或伺服主機或磁片或個人範本，儲存時會出現詢問對話盒，將交換類別選好並輸入目錄檔名存檔。

預視
將開啟螢幕的檔案以原格式呈現，並可轉換成其他範本樣式，如稿轉函，系統會記住最後預視的格式。

開啟文件窗格
公文的相關資料如有來文電子檔，則可透過開啟文件窗格做來文資訊再利用。

列印
將開啟螢幕的檔案以原格式列印。

列印所有文稿

可一次列印一文多稿中的所有文稿。

設定列印選項

可以設定有關公文列印選項、一文多發列印選項及批核列印選項。

匯入
可將DI檔或TXT匯入螢幕正在開啟的檔案中，欄位如可辯識，則依欄位匯入內容，欄位不可辯識，則將所有資料匯入本文欄區。

匯出
可將螢幕正在開啟的檔案匯出成DI檔或TXT檔。

匯出HTML/RTF

提供匯出HTML與RTF格式，可匯出的格式為函類表單、開會通知單、公告、簽、書函、箋函，以利公文檔案的利用。

匯出 ODF

本系統提供匯出ODF格式，可匯出的格式為函、書函、開會通知單、令、簽(包含上行簽)、箋函及公告。

匯出至電子郵件

本系統提供匯出至電子郵件功能，可將螢幕上的檔案及其附件轉為1個壓縮檔，或將螢幕上的檔案轉成tiff檔，直接帶入電子郵件系統。

全螢幕
為使繕打本文更方便，提供「全螢幕」功能，點選「全螢幕」圖示，本文繕打區即放大。

受文清單
「列印受文者清單」提供了兩項功能：1.提供受文者地址內容，方便校對時能列印地址內容，以方便使用者校對地址正確性。2.發文人員發文後，可列印出此清單，作為留存。

「列印地址籤條」：方便將受文者資訊列印於標籤紙上，以利紙本公文寄送。主要分兩種格式「地址籤條清單」與「地址籤條清單(無邊界)」，可自行下拉選擇。(註：列印地址籤條時請使用 2*8 分格標籤紙。)

發文清單
發文人員發文轉檔及列印紙本工具，利用此功能將交換機關的文轉成di及sw檔，而非交換機關的文，則自動列印。列印並可選擇「一文多發」、「行文單位保密」、「受文者如行文單位」、「套印地址」及「套印本別」等功能。 也可選擇列印附件、抄本份數，及受文清單列印。

工具
基本資訊設定、下拉式選單設定、個人通訊簿、相關功能常用詞庫、符號等設定。

關檔
將螢幕上正在開啟的檔案關閉。