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一文多發

轉成交換檔：將「正本」「副本」欄位內的單位，轉成1個 sw檔及1個 di 檔。sw檔包含所有「正本」「副本」欄位內的單位，受文者的欄位內容如正副本行文單位。

列印：將「正本」「副本」欄位內的單位，一一帶入受文者欄位。舉例如有3個單位，則會有3份列印，每一份的受文者不同，如<圖1>。

<圖1>

行文單位保密(分址分文)

轉成交換檔：將「正本」「副本」欄位內的單位，分別轉成多個對應的 sw 檔及多個對應的 di 檔。sw檔是各別的「正本」「副本」欄位內的單位，受文者的欄位內容是與 sw 檔內容相同。「正本」「副本」欄位內的內容只有自己與勾選不隱藏之單位。

列印：將「正本」「副本」欄位內的單位，各別帶入受文者欄位。舉例如有3個單位，則會有3份列印，每一份的受文者不同，「正本」「副本」欄位內的內容只有自己與勾選不隱藏之單位。<如圖2>。

<圖2>

不隱藏：若有需要將某單位顯示不隱藏，例如開會通知單之主持人，請於其不隱藏欄位做勾選。

受文者如行文單位

轉成交換檔：將「正本」「副本」欄位內的單位，轉成1個 sw 檔及1個 di 檔。sw檔包含所有「正本」「副本」欄位內的單位，受文者的欄位內容是“如正副本行文單位”。

列印：如「正本」「副本」欄位有3個單位，則會有3份列印，但每一份的受文者欄位內容都是“如正副本行文單位”<如圖3>。

<圖3>

套印發文方式

列印時於左上角列印發文方式資訊，<如圖4>。

<圖4>

套印地址或本別

列印時列印「本別」「地址」，<如圖5>。

<圖5>

預覽列印

當有紙本文時，在列印前，可點選[預覽列印]，預覽列印出的公文。可選擇不同的紙本受文者做預覽。

列印附件數

當有紙本受文者時，發文時除公文本文外，若有附件，同時要列印出來一起發文。可利用此功能自行要列印的附件數量。在點選[列印]或[轉檔&列印]時，系統會先列出本文，接著就會列印出附件。

列印抄本數

可直接設定抄本列印份數。