筆硯套印系統的使用

欄位設定

欄位內容輸入

匯入及匯出

套用公文欄位

列印公文

欄位設定

請點選【欄位設定】功能，編輯想指定列印的欄位名稱，例如在地址欄位後方增加：日期、試區、試場等欄位，編輯完一個欄位按「新增欄位」，最後要離開時再按「儲存」鈕。<圖1>

<圖1>

欄位名稱 →1.編輯想要使用的套印欄位名稱，所以欄位名稱是不可以重覆的，若重覆時系統會提示訊息。
2.若勾選「必需填寫」，該欄位在編輯時是一定要輸入的欄位。

欄位說明 →1.補充說明使用，可不必填列。
2.若輸入「顯示寬度」(系統預設100畫素)，指編輯欄位說明寬度的顯示，一般建議以可以顯示為原則。

預設內容 →編輯內容時希望系統預設帶入的內容。

編輯方式 →編輯內容呈現的輸入方式。

1.單行文字：文字只有一行輸入區

2.多行文字：文字有多行輸入區，系統預設為三列

3.單選：每筆內容以半型空白分隔，至少要有一筆內容後，即可設定成下拉式選單內容挑選但不可以再編輯文字

4.多選：每筆內容以半型空白分隔，至少要有一筆內容後，即可設定成勾選（複選）式內容

5.選項：每筆內容以半型空白分隔，至少要有一筆內容後，即可設定成勾選（單筆）式內容

6.數字日期：提供日曆簿元件，樣式如：

(1)yy年mm月dd日結果為→94年1月1日

(2)yy年mm2月dd2日結果為→94年01月01日

(3)yy4年mm月dd日結果為→2005年1月1日

7.中文日期：顯示格式為００年００月００日，例如：九十四年一月一日

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欄位內容輸入

步驟1：點選右上方【新增資料】鈕後出現輸入「筆硯套印系統資料」的對話盒,，請輸入想要套印的內容。<圖2>

步驟2：按「新增」後繼續輸入下筆資料，若資料均輸入完畢後點選「離開」。

步驟3：編輯完成後，點選「儲存」離開畫面。

<圖2>

註：「新增後保存資料」→新增資料後，保留該畫面所編輯的資料，以方便使用者利用原資料修改編輯下一筆內容。

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匯出及匯入

1.匯入：

步驟1：使用Microsoft Excel 編輯好的格式。匯入的格式標準：第一列為欄位名稱如「試區、試場、入場證編號、類科、受文者...」<圖3>

步驟2：儲存為文字檔(Tab字元分隔)(*.txt)

步驟3：使用「筆硯套印系統」對話盒中的匯入功能，並選擇步驟2的文字檔(*.txt)開啟

步驟4：匯入的資料完成後，欄位名稱會自動加入，確認無誤後儲存即可。

<圖3>

2.匯出：使用者可以將在筆硯所編輯的套印系統資料匯出成文字檔格式（*.txt）方便其他編輯需要使用

步驟1：開啟欲匯出的套印系統資料

步驟2：點選「匯出」鈕，出現另存新檔對話盒時輸入檔案名稱後按﹝存檔﹞。

步驟3：匯出完成

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套用公文欄位

請至本文區利用【詞庫】功能插入所要逐筆套印到對應欄位的欄位名稱<圖4>，如果自行繕打筆硯套印系統的變數是：☆{變數名稱}

<圖4>

於正副本欄位中也可套用變數，於常用機關中，選擇「筆硯套印系統」選項，即可看到欄位名稱。<圖5>

<圖5>

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列印公文

1.請至【列印】的「筆硯套印系統」功能將欲逐筆分繕套印內容的受文者做選取，並設定需要選項。<圖6>

<圖6>

勾選「預覽列印」→可先預覽畫面再列印出紙本內容。

勾選「套印本別」→紙本有本別時（例如：正副本別）會列印出來。

勾選「套印地址」→紙本有地址時（例如：郵遞區號及地址）會列印出來。

「刪除打勾選取」鈕→本頁對話盒所選取的記錄刪除。

「刪除全部」鈕→所有頁次（例如：有三頁）對話盒所選取的紀錄刪除。

2.設定完後再按『列印打勾選取』或『列印全部』，未勾選「預覽列印」即直接套印公文；勾選「預覽列印」會出現預覽畫面可逐筆瀏覽套印的內容，確認無誤後點選『全部列印』將公文印出。（註: 若只列印單筆（目前預覽畫面）受文者請點選『列印』鈕）<圖7>

<圖7>

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