常用機關操作說明

功能目的

系統會自動帶出通訊錄中群組。另外使用者可建立自己的常用機關，於編輯時直接點選輸入即可。

功能說明及介紹

常用機關功能包含使用、新增、修改及刪除，操作方式如下：

使用：即可以看到目前以建立好的機關，系統會自動帶出通訊錄中群組。

輸入群組：在群組名稱處，直接點選欲帶入正或副本的單位即可，如下<圖1>所示。

輸入單位：如欲帶入的是"機關"非"群組"時，點選群組名稱旁的，可看到群組內容或使用者自行建立的機關，點選欲帶入的機關所在選項，如欲帶入桃園縣政府，則可選3.各縣市政府(含金門、連江兩縣)，即可看到該群組或常用機關的內容，如下<圖2>所示。

<圖1> | <圖2>

新增：使用者可自行新增常發文的機關：

建立常用機關：

1.點選新增後，輸入常用機關類別名稱，如中央機關。

2.在下方輸入區輸入中央機關單位，並以Enter鍵方式輸入第二筆機關資料。

3.點選確定即完成。

注意：若欲新增的機關不在通訊錄的資料庫裡，可先至個人通訊錄(工具\使用者編輯[個人通訊錄])建立號相關資訊後，再到常用機關建立。

建立常用群組：

至工具\編輯[個人通訊錄]建立群組名稱後，系統即直接帶到常用機關中的群組名稱處了。

(建立群組步驟請看編輯[個人通訊錄]中的Help說明。)

修改：修改已儲存過的常用機關類別名稱及其內容，操作步驟如下：

1.選取修改，出現已存在的常用機關類別；

2.選擇類別後，下方出現對應內容，直接修改類別名稱及其對應內容。

3.按[確定]執行修改，按[取消]放棄修改。

注意：共用部分不可修改。

刪除：刪除已儲存過的常用機關類別名稱及其內容，操作步驟如下：

1.選取刪除，出現已存在的常用機關類別。

2.刪除是對「常用機關類別」執行。

3.按[確定]時，系統詢問：「確定刪除[詞庫類別名稱]詞庫類別及內容？」再點選[確定]執行刪除，若按[取消]不刪除。

注意：共用部分不可修改。

匯出：匯出已建立之常用機關資料，操作步驟如下：

選取「匯出」，選擇要匯出之類別(個人建立)，自行選擇存檔錄徑及檔名。

\匯入：匯入常用機關資料檔案，操作步驟如下：

1.以excel製作匯入檔案，將欲匯入的資料在相關欄位中輸入內容<圖3>。

<圖3>

註：類別部分可一次建立多個並分別對應其匯入內容

2.將檔案另存成文字檔(以Tab字元分隔)，如"sample.txt"。

<圖4>

3.選取「匯入」，系統出現開啟檔案對話盒，開啟上一步驟所儲存的文字檔"sample.txt"。

4.按[確定]後，匯入成功出現「匯入完成」訊息。