設定個人通訊簿

功能目的

使用者可選設定自己的通訊簿，包括機關、群組及別名的新增、修改及刪除。

操作功能

一、建立基本資料：選擇[工具]-[使用者設定個人通訊簿]，設定自己的通訊簿，可選擇建立基本資訊。詳細操作步驟如下：

步驟一：如新增一單位(如公司)，點選[基本資料設定]。

步驟二：在「機關全銜」處輸入該公司名稱，如「傑印資訊股份有限公司」，其他欄位，如「郵遞區號」、「地址」、「電話」、「別名」…等，依序輸入，底下「傳遞方式」可點選[(指定)郵寄]。

步驟三：所有資料輸入完成，點[新增]，系統會跳出「新增成功」訊息。

步驟四：最後再點確定即可，該單位基本資料建立完成。

<圖1>

二、建立群組：可選設定群組，出現對話盒，先給予群組名稱，然後將滑鼠指向左邊已建好的單位上，選擇[→加入群組]鍵，成為群組中的一個單位。群組亦可有別名。詳細操作步驟如下：

步驟一：點選[新增]，系統會跳出「新增群組名稱」對話盒

步驟二：在「新增群組名稱」處自行輸入一群組名稱，注意：群組名稱不可和主機上建立好的群組名稱一樣。如下圖<圖2>示。

<圖2>

步驟三：群組名稱新增成功後，在「建立群組名稱」處找出剛剛建立好的群組名稱

步驟四：在「快速查詢」處，輸入欲加入群組的單位，

步驟五：將單位點選好後(也可利用Ctrl或Shift批次選出)，點選[加入群組]，系統會跳出「共新增群組成員**個」，點[確定]即可。

注意：

1.在使用伺服器版本時，系統會自動更新個人通訊簿中資訊，如有同名機關全銜會被覆蓋，所以在建立個人通訊簿內容時如不想被主機資料覆蓋，機關全銜名稱就要區別，群組名稱也是如此。

2.個人通訊簿的傳遞方法只可設定[指定郵寄]、[郵寄]及[紙本]，「交換」機關是從伺服器自動與前置軟體更新的。[指定郵寄]的定義是原來可以交換的機關因某種原因暫時不可交換。