追蹤修訂功能

追蹤修訂工具

追蹤修訂模式及查詢

文件瀏覽 / 列印工具

清稿

追蹤修訂工具

1.點選可進入追蹤修訂模式。

2.追蹤修訂工具列

◎增修文字：可切換到公文製作編輯畫面，直接於文件上增加或刪除文字，編修過程會以不同顏色註記

文字軌跡，讓使用者一目了然編修的歷程。

◎清稿預覽 / 批核編輯：可預覽清稿後的結果內容，點選「批核編輯」即可再切換回清稿預覽前狀態。

◎貼紙：提供電子貼紙置於頁面任一位置並可輸入內容，大小可依需求自行調整。

◎圖片：可置入圖片，圖片格式為(*.bmp、*.gif、*.jpg)三種格式，大小可依需求自行調整。

◎手寫：可利用手寫版或滑鼠直接於頁面任一位置手寫文字。

◎編輯物件 / 刪除物件：可新增、修改或刪除自己的物件，物件包含貼紙、圖片及手寫功能。

◎意見：可於文件外另以文句表達對整份公文的意見，並可使用詞庫。

◎存檔：文件儲存包含所有文件修改及清稿內容。

◎另存

(1)另存完整簽核資訊：包含所有文字修改及清稿歷程的全部資訊。

(2)另存清稿後內容：清稿後的存件內容。

◎關檔：結束追蹤修訂模式並離開公文製作系統。

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追蹤修訂模式及查詢

1.依使用需求可選擇二種批核模式

(1)長官批核：較簡單且適合長官使用，功能包括清稿預覽、手寫、編輯物件、預覽。

(2)標準批核：完整的追蹤修訂功能。

2.意見&貼紙備註

(1)可列印全部意見及貼紙加註內容。

(2)縮小全部：顯示於文件上的電子貼紙可縮小。

3.查看批核軌跡

可檢視前批核軌跡的狀態。

(1)批核序：可依照人員角色開啟該份文件的先後順序排序。

(2)處理方式：可依照人員角色顯示其處理公文的流程，動作可分為批示及承辦。

註：若有使用公文整合系統，則可透過API之設定帶入不同的人員角色流程，如會辦、陳核等。

(3)單位 / 職別：可顯示該人員角色的承辦單位及職稱。

(4)姓名：可顯示人員角色的姓名。

(5)存檔時間：可顯示人員角色處理公文後的存檔時間。

(6)文件名稱：該份公文的範本名稱。

(7)文件序：若該份公文為多稿公文(如一文多稿、簽稿併陳)，則會在文件序顯示夾帶的先後順序。

(8)編輯狀態：可顯示人員角色對該份公文的編修紀錄(如創稿、修改、無修改或是目前開啟)。

(9)勾選：可勾選任兩份公文，預覽公文內容並比較。

※請注意，若您是使用Win98或更早之前版本的作業系統，同時要開啟2筆軌跡進行查看時，系統會自動判斷並提醒您：「你的作業系統為早期Windows版本，執行此項功能可能會有錯誤，確定嗎？」，點選「確定」會繼續執行，「取消」則是回到公文修改軌跡列表畫面。

(10)意見：可顯示人員角色對該份公文的批示意見內容。

4.批核工具視窗

(1)文件引導：引導內容包含公文本文、附件、參考資料(網址或檔案均可)等。

(2)我的意見：可顯示使用者對公文外所繕打的意見內容，也可使用詞庫功能。

(3)批核紀錄：可分別查看各使用者最修改結果、時間及意見內容。

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文件瀏覽 / 列印工具

1.頁次： 利用下拉選單可指定頁次或按上一頁、下一頁等圖示做頁次選擇。

2.縮小 / 放大：提供放大或縮小比例閱讀文件內容，也可分割視窗做檢視。

3.列印

(1)直接列印：列印目前畫面所顯示的內容。

(2)設定列印選項：

(2-1)列印批核軌跡：文件末頁會顯示文件編輯的所有歷程內容，包括單位、職稱、姓名及日期

時間。

(2-2)列印批核意見：文件末頁會顯示文件編輯的所有歷程內容之批核意見。

(2-3)列印欄位批核紀錄：文件末頁會顯示文件編輯的所有歷程之欄位內容。

(2-4)列印批核備註資訊：文件末頁會顯示文件編輯之電子貼紙內容。

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清稿

1.點選後，系統自動計算文字增刪的結果並重新進行排版。

2.清稿後，系統仍保留之前追蹤修訂的版本，可透過「文件引導區」查看。

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