編輯正副本內容

輸入正本受文者

輸入副本受文者

輸入區搜尋方式

群組輸入方式

常用機關設定

匯出入機關

其他欄位說明

輸入正本受文者

1.在對話盒上方點選「正本」。

2.在下方「輸入區」鍵入單位名稱，第一個字輸入時系統即開始尋找通訊錄中的可能對應如<圖1>，如繕打「行」字，則帶出行政院一系列的機關單位以供選擇。可按↑鍵至正確的單位名稱上後再按[Enter] 鍵或[新增] ，或用滑鼠點選正確的單位名稱快速按二下，上方顯示區即會新增完成該筆資料。

<圖1>

回最上層

輸入副本受文者

功能與編輯正本相同，在對話盒上方點選「副本」後，在下方「輸入區」鍵入單位名稱，以下輸入方式同「正本」。輸入畫面如<圖2>所示。

注意：副本有「附註說明」，在副本單位欄可按灰色，出現如下對話盒，點選含附件後即帶入含附件說明，再點選確定即可。有附註說明含附件的副本單位，箭頭顏色會變成藍色，且這樣副本受文者也才會收到附件電子檔。開會通知單中的出席者及列席者：設定方式參考正副本。

若已設定含附件後，又要取消附件設定時，點選即可清掉含附件字串。

<圖2>

回最上層

輸入區搜尋方式

此輸入區搜尋「受文者」方式有兩種：可逐字搜尋或關鍵字搜尋

逐字搜尋：從第一個字開始對應單位，如行政院、行政院研究考核委員會、行政院...如<圖1>所示。

關鍵字搜尋：只要該機關全銜中有關鍵字，即會顯示出來，如行政院、司法院政風處。

多筆連續輸入：即可在「輸入區」內一次輸入兩筆以上的受文者資訊，使用者以 全形頓號分開所有要輸入的機關名稱，按[新增]或按[Enter]鍵，系統會自動將受文者分開，自動判別為N個單位。

回最上層

群組輸入方式

在輸入區內也可輸入「群組」，只要輸入「群組名稱」即可，如「各縣市議會」。鍵入後(或選擇)，出現對話盒詢問：「您鍵入的單位名稱為群組，是否要展開?」

展開群組：如「各縣市議會」群組內容如宜蘭縣議會、花蓮縣議會、屏東縣議會等，會一一帶入副本單位欄位，可再編輯或刪除。

不展開群組：如「各縣市議會」副本單位欄位會只帶入群組名稱，如下圖所示，但在列印一文多發時會一一展開至受文者。

<圖3>

回最上層

常用機關設定

利用「受文者資訊」對話盒右下方的，將常常發文的對象建立在此對話盒內。內容有使用、新增、修改 、刪除、匯入及匯出。操作說明如下：

◎使用：假設事先已建立好幾個常用機關。

步驟1：點選「常用機關」出現下圖<圖4>。

<圖4>

步驟2：例如要帶入「行政院環境保護署」，滑鼠移至「行政院環境保護署」處，點左鍵兩下，即帶入「受文者資訊」處。

◎新增：即建立常用發文機關，可節省輸入及系統搜尋時間。

步驟1：點選後出現「常用機關」對話盒，再點選「新增」，此時「新增」二字會變成橙色，如<圖5>。

<圖5>

步驟2：在紅色框內輸入〝常用機關類別名稱〞，如 中央各單位；完成後，再於下方紫色框內輸入〝機關單位名稱〞，如行政院 環境保護署等。

步驟3：建立完成後，點選下方的[確定]鍵，即完成。<圖6>為完成圖。

<圖6>

◎修改：修改建立好的內容，以上個例子說明，若要在「中央各單位」內加入其他機關(或刪除機關)，就可利用「修改」功能。操作說明如下：

步驟1：點選後出現「常用機關」對話盒，再點選「修改」，此時「修改」二字變成橙色。

步驟2：由下拉式選單中點出欲修改的內容，如「 中央各單位」，即可看到下方所列的單位皆為之前建於中央各單位中的資料，直接鍵入欲加入(或刪除)的單位，如「行政院主計處」、「行政院客家委員會」等。

步驟3：修改完成後，點選下方的[確定]鍵，即完成。

◎刪除：即刪掉不用的機關

步驟1：點選後出現「常用機關」對話盒，再點選「刪除」，此時「刪除」二字變成橙色。

步驟2：點選右方到三角形按鈕，出現下拉式選單，選單下的內容為自己所建立的常用機關總類，點選欲刪除(不要)的內容，如「中央各單位」。

步驟3：點選下方的[確定]鍵，出現警告訊息，詢問確定刪除？點選[確定]即刪除。

◎匯出：匯出已建立之常用單位資料，操作步驟如下：

選取「匯出」，選擇要匯出之類別，自行選擇存檔錄徑及檔名。

◎匯入：匯入常用單位資料檔案，操作步驟如下：

步驟1：以excel製作匯入檔案，將欲匯入的資料在 相關欄位輸入內容<圖7>。

<圖7>

步驟2：將檔案另存成文字檔(以Tab字元分隔)，如"sample.txt"。

步驟3：選取「匯入」，系統出現開啟檔案對話盒，開啟上一步驟所儲存的文字檔"sample.txt"。

步驟4：按[確定]後，匯入成功出現「匯入完成」訊息。

※匯入前請先關閉Excel，以避免因檔案為開啟狀態而匯入失敗。

回最上層

匯出入機關

◎匯入：

此功能可將正本與副本受文者一起分別匯至受文者資訊，處理方式如下：

步驟1：請先製作excel檔，第一列為欄位名稱，說明如下。(下載Excel範例檔)

顯示名稱→顯示於「受文者：」的受文者名稱

受文者→對應通訊錄的受文者名稱(為必填欄位)，若受文者欄位有空白者，則系統會出現提示訊息：「受文者為必填欄位，不可空白，請重新

確認匯入的資料。

發文方式→可電子交換單位可輸入「電子交換」、「指定郵寄」、「紙本遞送」，非電子交換單位可輸入「郵寄」、「紙本遞送」，未填寫時，為通訊錄預設交換狀態。

郵遞區號→未填寫時，為通訊錄預設資料。

地址→未填寫時，為通訊錄預設資料。

本別→可輸入該受文者為正本或是副本受文者，未填寫時，系統將會預設為正本受文者。

含附件→匯入副本單位時，輸入「含附件」即可將副本含附件電子交換。

步驟2：將excel檔另存成「文字檔(Tab字元分隔)(*.txt)」格式。

步驟3：在正本或副本對話盒內，點選 匯入 後，選擇已製作完畢的txt檔即可完成匯入。

※匯入前請先關閉Excel，以避免因檔案為開啟狀態而匯入失敗。

◎匯出：可直接將正本及副本的受文者資料一起匯出成一個文字檔，操作步驟為選取「匯出」，自行選擇存檔錄徑及檔名。

回最上層

其他欄位說明

- 序號：可直接在序號中修改所指定的位置。

- 名稱：由「輸入區」中點選出來(或自行輸入)的受文者。

- 順序：可將游標所在之正(副)本單位向上或向下移動，以調整在公文正(副)本欄位顯示的順序。

- 對應通訊錄名稱：若是交換機關，就會出現交換對應通訊錄名稱，如「行政院」，對應到的就是「行政院」，如<圖7>所示。若是非交換機關，如「傑印資訊股份有限公司」，對應到的就是「重新對應」。

<圖8>

- 重新對應：如該單位不可交換，則在「對應通訊錄名稱」會出現重新對應。舉例行政院 蘇院長貞昌，在通訊錄無對應名稱，可重選對應至行政院，以方便電子文交換。

- 交換：依所鍵入的「正副本單位」對應至通訊錄自動判別是否可交換。原本可交換的單位，因某種原因暫不可交換，可按一下改變交換狀態至「指定郵寄」（圖示為藍色信封），此份文在處理發文程序即變成列印郵寄。

- 郵遞區號及地址：如有對應的通訊錄郵遞區號及地址，系統會自動帶入，亦可自行鍵入單位郵遞區號及地址，在此鍵入的郵遞區號及地址資訊不會存回通訊錄，但會隨此文儲存。

- 刪除：可刪掉不小心輸入錯誤的受文者，先勾選多筆要刪除的單位，再點選即可刪掉。若要將全部正(副)本受文者一次刪除時，可勾選「刪除全選」全部選取後再點選即可刪掉。

- 移動：可將原本是正(副)本的受文者，變成副(正)本受文者。

- 一覽受文者資訊：可以看到所有受文者的「本別」(為正本受文者或副本受文者)、「含附件」、「發文方式」及「地址」，如<圖9>所示。

<圖9>

回最上層