設定個人通訊錄

功能目的

使用者可選設定自己的通訊錄，包括機關、群組及別名的新增、修改及刪除。

功能說明及介紹

欄位介紹 ( 基本資料 群組設定 )如何新增機關 如何建立群組 匯出入機關及群組

通訊錄功能包含「基本資料設定」及「群組設定」兩大項，詳細功能如下：

基本資料設定：

<圖1>

1.新增：新增機關名稱或姓名。

2.查詢/修改刪除：可查詢機關及修改、刪除自己建立的機關。

3.新增別名：建立機關別名。

4.匯出：可利用此功能匯出個人建立之全部機關資料。

5.匯入：可利用此功能一次輸入多筆機關資料。

6.匯入格式與範例：匯入通訊錄的參考檔案。

7.版本：顯示個人通訊錄版本資訊。

8.確定儲存：儲存建立好的機關相關資料。

9.全部清除：清除輸入的資料，重新設定。

<圖2>

10.修刪別名：修改或刪除機關別名。

11.確定修改：修改完機關名稱或別名後，點選此鈕儲存修改資訊。(註：綠色字表示為伺服器共用群組，不可進行刪除或修改。)

12.確定刪除：刪除不要的機關。(註：綠色字表示為伺服器共用群組，不可進行刪除或修改。)

13.重新查詢：重新查詢機關資料。

群組設定：

<圖3>

1.查詢：查詢群組名稱或建立群組成員。

2.新增群組：建立機關群組名稱。

3.修刪群組：修改刪除群組。

4.新增/刪除群組別名：建立或刪除群組的別名。

5.機關關鍵字：輸入關鍵字搜尋欲加入群組之機關，以顯示在下方框內供選擇。

6.選擇→：以 [Shift] 或 [Ctrl]+右鍵選擇區塊或連續選擇，將選取的機關或姓名，加入右方「加入群組的成員」。

7.合併群組：將目前的群組與選取的群組合併。

8.順序↑：將加入成員的機關(右方)游標所在的機關往上移。

9.順序↓：將加入成員的機關(右方)游標所在的機關往下移。

10.調整順序：將游標所在的機關移至指定的順序。

11.刪除：刪掉群組中的單位。

12.匯出：匯出群組的單位。

13.匯入：匯入群組的單位。

14.匯入格式與範例：匯入群組的參考檔案。

15.確定儲存：儲存建立好的群組資料。

16.全部清除：清除輸入的資料，重新設定。

操作功能說明

一、基本資料設定：可新增、查詢及修刪機關。

新增：選擇[工具]-編輯[個人通訊錄]，設定自己的通訊錄。選擇[基本資料設定]。

步驟1：點選新增 按鈕後，在「機關名稱 / 姓名」 處輸入公司名稱或姓名。

步驟2：依序於其他欄位輸入相關資訊，如「郵遞區號」、「地址」、「電話」、「傳真」、「電子信箱」等。最下方的「交換/傳遞方式」系統預設值為「郵寄」，可依個人需要修改為「紙本」。

步驟3：所有資料輸入完成，點[確定儲存]，系統會跳出「新增成功」訊息。

查詢 / 修改刪除：可查詢機關及修改或刪除自己建立的機關。可查詢機關及修改或刪除自己建立的機關。

查詢：可查詢全國交換機關及自己建立的機關。操作步驟如下：

點選查詢 / 修改刪除按鈕後，在「機關名稱 / 姓名」 處輸入公司名稱或姓名即可查出機關及機關代碼、地址等資訊。

修改：可修改自己建立的機關的相關資料，如地址、別名等。

步驟1：點選查詢 / 修改刪除按鈕後，在「機關名稱 / 姓名」處輸入公司名稱或姓名。

步驟2：輸入修改內容。

步驟3：點選下方的[確定儲存]鍵。

刪除：可刪除自己建立的機關的相關資料。操作步驟如下：

步驟1：點選查詢 / 修改刪除按鈕後，在「機關名稱 / 姓名」處輸入公司名稱或姓名。

步驟2：點選下方的[確定刪除]鍵。

二、群組設定：可設定、查詢及修刪群組。

新增群組及設定內容：選擇[工具]-編輯[個人通訊錄]，設定自己的通訊錄。可選擇[群組設定]。詳細操作步驟如下：

步驟1：點選[新增群組]後，出現新增群組對話盒。

步驟2：輸入群組名稱後再點選[確定]，系統出現[新增群組成功]訊息。(註：可一次輸入數筆群組後再點選[確定]鍵。)

步驟3：設定群組成員。點選[查詢]，選擇欲設定群組成員的群組名稱。

步驟4：於「機關關鍵字」 處輸入機關名稱。

步驟5：選好欲加入的機關，點選[選 擇 →]或是雙擊滑鼠，將選擇的機關或姓名加入到右邊的群組成員區域。(註：可用Shift或Ctrl鍵批次選取)。上方會顯示 加入群組的成員共??筆。

步驟6：點選下方的[確定儲存]。

修刪群組成員：刪除或新增群組中的成員。

步驟1：點選[查詢]，找出欲修改的群組；

步驟2：以 [Shift]或[Ctrl]選擇欲刪除的群組成員後，點選右下角的 刪除或是按 delete 鍵，將選取的成員刪除；

步驟3：點選下方的[確定儲存]。

修刪群組：可修改或刪除自己建立的群組。

操作步驟：點選[修刪群組]後，出現群組名稱對話盒後，即可修改或刪除自己建立的群組，最後再點選[確定]。(註：綠色字表示為伺服器共用群組，不可進行刪除或修改動作。)

新增 / 修刪群組別名：可修改或刪除群組別名。

步驟1：點選上方的[查詢]，選出欲建立別名的群組名稱。

步驟2：點選[新增 / 修刪群組別名]，出現別名名稱對話盒。

步驟3：輸入別名後點選下方的[確定]，系統出現[新增 / 修刪群組別名]訊息。(註：可一次輸入數筆別名後再點選[確定]鍵。)

三、匯出入機關：

匯出機關：可將自己建立的全部機關資料匯出成檔案。

步驟1：進入個人通訊錄後，點選[基本資料設定]。

步驟2：點選[匯出]，系統出現另存新檔對話盒，選擇目錄位置再點選[存檔]執行儲存，若按[取消]不存檔。

步驟3：匯出完成。出現「匯出資料成功」訊息。

匯入機關：可利用檔案匯入欲建立之機關資料。

步驟1：進入個人通訊錄後，點選[基本資料設定]。

步驟2：以對話盒右下角的匯入格式與範例 裡提供的excel為匯入範本。

步驟3：將欲匯入的機關資料分別在「機關名稱」、「地址」、「電話」、「電子信箱」、「交換方式」及「傳真」處輸入內容。

(註1：「機關名稱」為必填欄位，其餘可輸入可不輸入。)

(註2：「機關代碼」及「單位代碼」為交換機關所需資訊，建立非交換機關時，此兩欄位不需輸入。)

(註3：「別名」有兩筆以上資料時，以半形分號分隔。)

步驟4：將檔案另存成文字檔(以Tab字元分隔)，如sample.txt。

步驟5：將開啟的excel檔關閉。

步驟6：點選對話盒右下角的[匯入]，開啟將步驟4 儲存的文字檔，sample.txt 。

步驟7：匯入完成。若有6筆資料，系統會出現「匯入6筆資料成功！」訊息。

四、匯出入群組：

匯出群組：可將自己建立群組內的機關資料匯出成檔案。

步驟1：進入個人通訊錄後，點選[群組設定]。

步驟2：點選[查詢]選擇欲匯出之個人群組名稱。

步驟3：點選[匯出]，系統出現另存新檔對話盒，選擇目錄位置再點選[存檔]執行儲存，若按[取消]不存檔。

步驟4：匯出完成。出現「匯出資料成功」訊息。

匯入群組：可利用檔案匯入群組內欲加入之機關資料。

步驟1：進入個人通訊錄後，點選[群組設定]。

步驟2：先以文字檔製作一份欲匯入群組的機關資料，並以Enter 輸入第二筆機關。如 groupsample.txt。

步驟3：點選[新增群組]後，輸入群組名稱。

步驟4：匯入群組成員，點選[查詢]，選擇步驟3新增的群組名稱。

步驟5：點選對話盒右下角的[匯入]，開啟將步驟2 儲存的文字檔，groupsample.txt。

步驟6：匯入完成。若有6筆資料，系統會出現「匯入6筆資料成功！」訊息。

注意：

1.登入本系統(研考會-文書編輯公文製作系統)時，系統會自動更新個人通訊錄中資訊，如有同名機關全銜會被覆蓋，所以在建立個人通訊錄內容時如不想被主機資料覆蓋，機關全銜名稱就要區別，群組名稱也是如此。

2.個人通訊錄的傳遞方法只可設定[郵寄]及[紙本]，「交換」機關是從伺服器自動與前置軟體更新的。